Какво може да Ви се случи на сватбата или защо  професионалният сватбен координатор не е излишен лукс

(неделно четиво за бъдещи булки)

Винаги когато казвам на приятели, че отивам на сватба, всички мислят, че отивам да се забавлявам. Да, но това съвсем не е така. Работата на добрия сватбен координатор е изключително отговорна. Отговорна е, защото от него зависи дали вече планираното с месеци събитие ще бъде осъществено както е замислено и доведено до щастлив завършек. Отговорна е, защото в случай на непредвидени обстоятелства той трябва да намери най-правилното решение и най-адекватния подход.

Необходимостта от сватбен координатор общо взето се разбира след като самото събитие вече е приключило.

Има сватби на които всичко върви по план и координация съвсем не е необходима, но има и такива на които всичко е с краката нагоре и тогава дори и двама координатори не са достатъчни. Ето само малка част от непредвидените ситуации, които възникнаха по време на наши сватби през изминалия сватбен сезон:

• Да останете без гримьор, защото той е записал грешен час;
• Да се наложи оказване на медицинска помощ;
• Фотографът да ви чака на грешно място за арт фотосесията;
• Ретро автомобилът, който сте наели да не запали час преди церемонията;
• Топърите на тортата да се напукат (топърите са ваши миниатюри и не е много красиво да имате пукнатини по лицата си, нали?!);
• Наетият ди джей поради различни причини да се окаже възпрепядстван и да не дойде. Той обаче е отговорен и праща свой колега да го замести. Новият дисководещ не знае на коя сватба идва, не знае имената ви, не знае какви са музикалните ви предпочитания, кои ритуали искате, а вашата програма е само 7 страници А4 формат. (Та питам аз… кога точно ще намерите време да му обясните за какво става дума?! Ако имате координатор, той вече е запознат с това, което е планирано да се случи по програма и в качеството си на такъв ще напътства ди джея в работата му.)

Това може да се случи и на вашата сватба. А когато се натрупат и няколко такива неприятности и непредвидени ситуации поред… Тогава става страшно. Разбирам желанието на булката сама да планира, организира и ръководи сватбата си. Обяснявам си го не само с намеренията да се спестят средства, но и с желанието й да се включи изцяло в подготовката, защото това е много лично събитие и трябва да се усеща нейната намеса. Обяснявам си го с педантичността. А също  и със стремежа всичко да е перфектно и да контролира всичко сама, защото трудно би се доверила на непознат, който да я разбира и познава достатъчно добре и т.н… Но!

Колкото и да сте организирани и подготвени и имате няколко резервни варианта в случай на „ами ако…“.  Винаги се случват непредвидени ситуации и обстоятелства на които вие не може да реагирате адекватно. Имате нужда от сватбен координатор.

Не само защото разполагате с ограничено време, липсва ви опит и в такъв напрегнат ден (защото сватбата е натоварващо и уморяващо събитие!) едва ли бихте взели най-правилното решение, но и защото в деня на сватбата си ВИЕ СТЕ ПРЕДИ ВСИЧКО БУЛКА, а не сватбен координатор.

Осъзнавайки сериозността на задачите, за да облекчат себе си в деня на сватбата, булките обикновено взимат правилно решение да разпределят задълженията. Да, чудесно! Но на кого?! Разпределянето на задачи на кумове, шаферки и роднини не е добър вариант. По този начин отговорността се размива и накрая не е ясно кой кое върши, защо не е свършено правилно и т.н. Обясненията също отнемат време – понякога повече време отколкото ако вие сами го свършите. (защото тези хора, ще задават много излишни въпроси и пак не е сигурно дали ще разберат правилно какво точно искате. Професионалният сватбен координатор би ви разбрал с една дума, стига вече да познава вкуса и желанията ви.) Ще споделя едно мнение на булка, публикувано в популярен форум. Цитирам дословно:

Maria_D: „Според мен сватбеният агент е необходим, особено в случаи, когато няма на кого да разчиташ за помощ. Аз наех агент само за украсата, но ако можех да върна времето назад, щях да възложа на агента и координация на сватбата на самия ден, а може би и някои други неща, които исках сама да свърша и в крайна сметка ме изцедиха като лимон. Мислех си, че нямам нужда от координатор за деня, че имам роднини, които ще помагат, ама не – за всичко дърпаха мен – сервитьорите постоянно не знаеха какво да правят и трябваше да се занимавам с тях… Та мнението ми е, че поне за украсата и координация на деня си е нужен сватбеният агент, той може да компенсира риска от некадърен персонал в ресторанта и да помогне денят да мине без да занимават булката с дребни неуредици“.

Сватбен координатор или сватбен агент?!

В случая булката визира необходимостта от сватбен координатор, а не както е написала сватбен агент, защото има съществена разлика. (Линкът към форума, от където е взето мнението е цитиран по-долу.) Когато изпълнителите на тези задължения не са професионалисти те обикновено не взимат правилните решения, идват и задават още въпроси, а това може да се окаже доста изнервящо. Или както е в случая, персоналът на заведението решава да ги прескочи и да се допита директно до клиента, защото очевидно, не могат да се разберат с „помагащите роднини“. А замисляли ли сте се, че приятелите и роднините в същност са гости на сватбата, при това едни от най-близките, а не пчелички-работнички?! А в крайна сметка всички искат да се забавляват. И точно тук е съществената разлика. Професионалистът е на работа. Добрият сватбен координатор няма да допусне да изтанцува любимата си песен на дансинга докато трябва да се свърши нещо.

Защо ви е необходима професионална помощ?!

Сватбеният координатор ръководи сватбата и контролира работата на всички действащи лица, но в случай на необходимост трябва да може да взима и решения, да действа самостоятелно, а не да се допитва до вас за всяка дреболия и подробност. Защото това става изключително досадно. Той ще се консултира с вас само за най-важните неща. Той е феята с вълшебна пръчица, която отстранява проблемите без да сте разбрали за тяхното съществуване. А дали ще може да ги разреши, зависи и от това какви права точно ще му делегирате. Информация, трудности и проблеми ще сподели с вас само тогава, когато не може да вземе сам решение. Имено в това се крие разковничето на неговото присъствие в самия ден. За да бъде във ваша помощ.

Комуникацията – сватбеният координатор не чете мисли.

Изцяло от вас зависи какви задължения и отговорности ще има и какви права ще му делегирате. И нещо много важно!  Той трябва предварително да е информиран за това как точно искате да се случват нещата, защото дори когато има много елементи, детайлите и нюансите са важни.

Сватбен координатор не е равнозначно на сватбен агент. Той може да е сватбения агент, който е планирал и организирал целия сватбен процес, а може и да е съвсем различен човек. В този случай въвеждането в сватбеното планиране и организиране и изключително важно за щастливия завършек на самото събитие.

Накратко казано координаторът отнема напрежението и стреса, а вие само се забавлявате 🙂

Цитиран е следния сайт: http://www.svatbata.org/forum/index.php?topic=10361.65;wap2